Организация работы из дома

Как правильно организовать работу из дома

В условиях карантина многие работодатели приняли правильное решение: те сотрудники, которые могут выполнять свою работу из дома, могут делать это удаленно. Поэтому, если вы не врач, не работник общепита и не водитель общественного транспорта, а работник офиса, которому, чтобы выполнить свою работу достаточно иметь рабочее место, интернет и компьютер – то эта статья для вас. 

Я мама двухлетней девочки, работающая из дома с первых дней, как только эта девочка появилась на свет. У меня были разные периоды в жизни: когда работать получалось легко и когда дедлайны и моя нервная система были на грани срыва. Я понимаю, что у каждого могут быть свои лайфхаки по самоорганизации и самодисциплине, но я расскажу, что помогает именно мне организовать работу копирайтера в условиях, далеких от идеальных.

И начать я хочу с хорошей новости. Когда я еще только мечтала об удаленной работе, мне на глаза попалась статья о том, что в Нидерландах провели исследование, по результатам которого пришли к выводу, что человек не способен эффективно работать 8 часов подряд. Согласно этой информации многие компании переформатировали свою работу и ввели 4-5 часовой рабочий день. Через пару месяцев они сравнили результаты работы и пришли к выводу, что эффективность работы осталась прежней: сотрудники выполняли тот же объем работ, что и во время восьмичасового рабочего дня. 

Именно тогда я остро осознала, насколько неэффективно я трачу свое время, работая в офисе. Во-первых, я трачу время на дорогу, в моем случае это было 3 часа на дорогу туда и обратно. Во-вторых, я провожу в офисе 8 часов, в то время как реально выполняю работу, для выполнения которой мне достаточно 4 часа. При этом мне катастрофически не хватало времени на себя, на свою семью, на домашние дела, да и просто на отдых и спорт.

Поэтому, хорошая новость: при правильном планировании и организации работы из дома вы сможете делать ту же работу за меньшее время, чем в офисе. Признаюсь, что когда я сама начала работать из дома – интенсивность работы и производительность резко увеличились. Я могу сказать, что за последние 2 года, что я работаю из дома, я никогда в жизни не работала настолько эффективно и плотно.

Итак, что же мне помогает правильно организовать работу из дома:

 

1. Соблюдение режима дня

Первое, что бы я посоветовала – ни в коем случае не расслабляться, а продолжать жить по такому же графику, как вы жили, когда ездили в офис. Это значит, что лучше, если вы будете просыпаться в то же время, в которое просыпались, когда работали из офиса.

Дело в том, что наш организм умеет приспосабливаться и, даже если вы сова, он уже привык, что в 7 утра у вас подъем, в 8 завтрак или хотя бы первая чашка кофе и уже в 9 вы активны и готовы к работе. Чтобы избежать лишнего стресса, старайтесь чтобы так и продолжалось. Любой сбой в режиме дня повлечет за собой перестройку всего организма, а значит могут возникнуть недомогания, вялость, сонливость и даже прокрастинация, которая довольно часто возникает из-за чрезмерного напряжения и стресса.

Это не значит, что вам нужно проснуться, принять душ и тут же сесть за работу. Понятно, что раньше у вас довольно большой промежуток времени могла занимать дорога до работы. Вы можете использовать это время для себя или детей. Например, приготовить неспешный завтрак для всей семьи; заняться йогой, выпить кофе не на ходу, а с чувством, толком, расстановкой; почитать. То есть теперь у вас есть время на то, на что раньше его не хватало.

Кстати, распорядок дня очень поможет, если у вас есть дети. Как бы они не сопротивлялись, но отсутствие режима для них равно хаос и стресс. Дети чувствуют себя спокойно, когда знают, что в 9:00 они завтракают, в 13:00 ложатся спать, а в 17:00 у них есть час для просмотра мультиков.

 

2. Организация рабочего пространства

Никогда не работайте в кровати! Это нездорово, неэффективно и неудобно.

Очень важно четко разделять места, где вы спите, где едите и где работаете. Это должно быть три разных места. Даже если у вас всего одна комната, достаточно просто поместить рабочий стол (кресло, столик, диван, все что угодно, лишь бы у вас возникало ощущение, что это отдельное от спальной зоны пространство) в противоположный угол комнаты.

То, где вы сейчас находитесь и что вас окружает – помогает включиться в процесс. 

Если вам нужно настроиться на работу, то переместитесь в рабочий угол, включите яркий свет, уберите все лишнее и отвлекающее со стола, наденьте наушники. Это поможет абстрагироваться, если в доме есть другие жители, которые громко чавкают, топают или разговаривают.

Если пришло время поесть, то встаньте из-за компьютера, желательно вообще отложите все гаджеты, и спокойно поешьте. Ученые утверждают, что большинство проблем с пищеварением возникает из-за того, что мы едим в спешке. Из-за отсутствия зрительного контакта с едой не вырабатывается в достаточном количестве желудочный сок и не происходит полного переваривания пищи. Соответственно еда хуже усваивается, что ведет к воспалению органов ЖКТ и гиповитаминозам. Кстати, разделение рабочей зоны и кухни еще и гарантия того, что вы не будете постоянно жевать во время работы. Для того, чтобы взять еду или сделать себе чай вам нужно будет, как минимум, встать из-за стола и пройтись в кухню. Это может вас остановить от неосознанного поглощения печенья и бутербродов. А если уж совсем станет невтерпеж, то встать и пройтись – намного полезнее, чем сидеть и забрасываться в себя снеки.

Если вы собрались лечь поспать, тогда стоит переодеться в удобную для сна одежду, включить свет помягче, лучше если это будет ночник или торшер у кровати с теплым неярким светом, и лечь в кровать. Кстати, гаджеты с собой лучше не брать. Другие ученые утверждают, что синий свет, который излучают гаджеты, плохо сказывается на выработке мелатонина – гормоне сна. Из-за этого могут возникать бессонницы или сложности с засыпанием, а также сон будет беспокойным и неглубоким.

 

3. Домашняя одежда

Независимо от того, будете вы выходить из дома или нет – не ходите весь день в пижаме. Не обязательно переодеваться в офисную юбку и блузку, но надеть удобную домашнюю одежду, в которой вам будет комфортно работать, но в которой вы не спите – поможет настроиться на рабочий лад.

 

4. Обязательный обед

Этот пункт можно отнести к соблюдению режима дня. Наша пищеварительная система, как и весь организм, привыкает к тому, что в определенное время в нее попадает пища, которую нужно переваривать. Это значит, что если у вас на протяжении последних нескольких лет в 13:00 начинался перерыв на обед, то в 13:00 ваш желудок начинает вырабатывать желудочный сок независимо от того, собираетесь вы обедать или нет.

Поэтому постарайтесь не пропускать обед и желательно, если он будет в тоже время, в которое вы обедали, работая из офиса.

Чтобы не пропускать перерывы на обед, ставьте себе напоминание в виде будильника на смартфоне или в компьютере.

 

5. Планирование

Я, возможно, могла бы проигнорировать этот пункт, но мне помогла дочка, у которой был свой график сна и бодрствования. А так как я могла работать только тогда, когда она спит, то я очень хорошо понимала, сколько времени у меня есть на работу в день и сколько за это время я в состоянии сделать. Так я научилась планировать и, признаюсь, только один раз за 2 года не вписалась в дедлайн – когда заболела.

Если вашей работе никто не мешает, то предлагаю вернуться к нидерландскому исследованию, посвященному тому, сколько часов человек способен эффективно работать. Давайте возьмем это за отправную точку. У вас есть 4 часа, когда вы можете быть эффективными. Вы можете разбить эти 4 часа на несколько подходов и работать с перерывами на обед, на отдых, на прогулки и так далее. А можете сконцентрировано сесть и сделать все, что нужно, а в остальное время заняться другими делами.

Но, планируя свои задачи на день, старайтесь не выходить за рамки этого времени. Это ваша гарантия, что вы все успеете, даже если вам будут мешать. То есть, если для подготовки отчета вам нужно 16 часов, значит вы будете готовить его 4 дня, при этом каждый день вы должны выполнить 25% от всей задачи. Если на написание текста объемом 3 тысячи знаков у вас уходит 1 час, значит написание текста объемом в 10 тысяч знаков, вместе с проверкой на уникальность и орфографию, у вас займет 4 часа. И так далее.

Составляйте план на день вечером накануне, чтобы понимать объем работ, который вас ждет на следующий день. Понимание, что именно вы должны сделать, запустит механизм внутренней подготовки к работе, которая поможет составить алгоритм, как именно вы будете эту работу выполнять, а также у вас могут возникнуть идеи, как лучше эту задачи решить.

Кстати, процесс планирования, размышления о работе и поиск решений – это тоже работа, которой, когда я работала в офисе, чаще всего занималась по дороге или с работы в офис или дома, в ущерб общению с близкими.

 

6. Поиск своего наиболее эффективного времени

Это мое любимое. В этой части вы можете вспомнить, что вы сова или жаворонок, интроверт или экстраверт и, в принципе, любое знание о себе будет полезно. Дело в том, что одна из причин, почему человек не может эффективно работать 8 часов подряд – в биоритмах. У всех они разные. Кто-то более активен в утренние часы, кому-то приходят лучшие идеи вечером. У меня, например, всплеск активности наступает после 14:00 – я это выяснила эмпирическим путем. Я довольно долго и эффективно могу работать без перерыва, если начну в это время. Более того, я работаю быстрее, чем, например, утром.

То есть, это значит, что один и тот же объем работы, который я буду выполнять после 14:00 (в активное для меня время), я сделаю быстрее, чем если усажу себя работать утром или вечером. Я использую это полезное знание о себе и строю свой день соответственно.

Утром, в условиях карантина, я играю с ребенком, готовлю завтраки, занимаюсь уборкой, а днем – сажусь за работу.

Найдите свое оптимальное время, когда вы эффективнее всего и используйте его для работы.

 

7. Оптимизируйте свои рабочие часы, совмещая их с другими делами

Этот пункт для тех, кому приходится работать в жестких условиях, когда вашим вниманием постоянно пытаются овладеть дети.

Я поняла, что для написания текста мне почти всегда нужна подготовка: провести интервью с экспертом, почитать другие статьи, послушать аудио и так далее. Чтобы не тратить на это время, когда у меня будет время для работы (то есть когда ребенок уснет), я общаюсь по телефону с экспертами или слушаю вебинары на тему, на которую собираюсь писать статью, когда гуляю с ребенком в парке. Я уверена, что почти у всех есть такая подготовительная работа, которую можно сделать совмещая ее с походом в магазин или приготовлением еды. Например, пообщаться с=по телефону с коллегой, чтобы что-то прояснить, просмотреть имейл, задать уточняющие вопросы боссу, перед тем как сесть писать презентацию и так далее.

Главное, составить список таких дел заранее и постараться закончить их до момента, когда вы запланировали себе время для того, чтобы сесть и поработать.

 

8. Ограничения на использование социальных сетей

Итак, вы составили план, организовали рабочее место, провели подготовительную работу, придумали занятие для детей и попросили вас не беспокоить. Вы готовы к продуктивной работе. Теперь главное не сорваться и не залипнуть в социальных сетях. Отложите смартфон, закройте окно фейсбука в браузере и пообещайте себе, что зайдете туда только тогда, когда все сделаете, например, в качестве награды за проделанную работу.

Кстати, поощрять себя за выполненную работу – очень полезно и правильно. Психологи рекомендуют хвалить себя и делать небольшие подарки за работу в виде чашки кофе, кусочка тортика или прогулки. Это может быть все что угодно, что вас порадует. Вы можете придумать любой ритуал, который будет вам приятен и будет означать, что работа выполнена и вы на сегодня абсолютно свободны, и вы – молодец!

У меня это всегда чашка ароматного зеленого чая. И я собираюсь заварить его прямо сейчас.